Más del 50% de las micro y pequeñas empresas comienzan un negocio por una necesidad económica ¿Qué nos está diciendo este dato? Significa que estamos frente a presupuestos pequeños, entonces debemos optimizar este dinero e invertirlo de la mejor manera, más aún si recién estamos comenzando.
Por desconocimiento, solemos hacer gastos que no impactan directamente en las ventas del negocio. Para evitar cometer estos errores un emprendedor o dueño de negocio debe saber identificar prioridades.
En este artículo te voy a detallar algunos gastos que en mi opinión y en mi experiencia no son necesarios sobre todo cuando recién estamos comenzando con nuestro negocio y tenemos poco presupuesto.
1. Gastos de marca del negocio
Muchos mentores recomiendan que en los inicios de un negocio no debemos gastar dinero en un sitio web. En mi opinión este consejo sería aplicable para negocios físicos, sin embargo para negocios online debes tener presencia en internet, de lo contrario ¿cómo te ubican?
Lo que sí debemos saber es en qué invertir y en qué no porque cuando hablamos de un sitio web involucra gastos en: dominio, hosting, logo, copy para los textos, imágenes, diseño, landing pages, etc. Cada una de las cosas que he mencionado tiene un costo, por encima de los US $1,000, estoy hablando de web sencilla y de rango medio..
En mi caso yo tengo mi sitio web en el cual solo invertí en el hosting y el dominio US $120 aproximadamente. El diseño lo hice con una plantilla gratuita de wordpress la cual edité y agregué mis fotos que ya tenía de una sesión que hice para LinkedIn, el logo lo hice con la versión gratuita de Canva lo más sencillo que pude, a lo mejor un diseñador web al ver mi sitio se cae de espaldas, pero así como está la web es funcional.
Recuerdo que al principio, la web la utilizaba solo para colgar los artículos en el blog y que me puedan encontrar a través de los motores de búsqueda; hoy en día también cuelgo los videos de mi canal de YouTube. A la fecha el 22% de las visitas al sitio web son por búsquedas: Google Search por ese medio también me encuentran y me contratan.
Entonces, ¿por qué te dicen que no inviertas en una web? La respuesta es sencilla. Sucede que al principio muchas veces se comienza con la idea de dirigirnos a cierto público la gran mayoría de veces la respuesta del mercado de lo que vendes no es la mejor y tienes que virar hacia otro segmento, lo que significa cambiar el diseño total del sitio y volver a pagar por todo este servicio, es decir hacer doble gasto, esa es la razón principal.
2. Gastos del Personal
Contratar personal desde el momento cero sin siquiera saber cómo funciona el negocio es realmente un error. Ser propietario de una empresa no es sinónimo de tener gente trabajando para tí, más aún si una de las restricciones que tenemos es el presupuesto.
Yo te recomendaría que primero seas tú quien conozcas tu empresa, me refiero a todas las áreas de tu negocio (ventas, marketing, logística, finanzas, etc.) qué pasa en cada departamento, cuáles son los inconvenientes, qué tiempo toma tal o cual tarea y el grado de dificultad de las mismas para recién comenzar a contratar personal.
En mi caso una de las tareas que yo hago y me gusta hacer es la edición de vídeos, también sé que una de las cosas que yo delegaría a futuro por el número de horas que me toma hacer la edición.
Y por qué te explico esto? Porque cuando yo quiera delegar este trabajo yo podré darme cuenta primero si la persona que voy a contratar sabe o no sabe editar, qué tiempo toma hacer cada etapa de la edición, podré entender cuando me hable de estilos o detalles de una edición y cómo puedo determinar todo esto? Porque yo ya sé hacer este trabajo.
Lo mismo sucede con las Finanzas de la empresa, la realidad es que al principio, me refiero cuando eres una micro empresa, no necesitas a un financiero a tiempo completo o traerlo todos los meses para que vea tus finanzas, basta con tener un contable cerca que te ayude con el tema tributario.
Lo que sí recomiendo es que a ese nivel (microempresa) consultes con un financiero para que valide por tí si estás administrando bien o no tu negocio y consultar temas puntuales como préstamos, compra de activos, ventas al crédito, etc.
Entonces ¿Cuándo vale la pena requerir la presencia de un financiero, CFO o consultor de finanzas? Cuando el negocio comienza a crecer, porque será en ese momento que comenzarán los problemas.
Cuando un negocio es pequeño todo está más controlado: hay pocos clientes, tenemos proveedores puntuales, las ventas son menores, sin embargo cuando a un negocio le comienza a ir bien: crece la cartera de clientes, la negociación con proveedores implica más reuniones, vas a necesitar más personal, incluso vas a comenzar a dar crédito y debes saber administrar la cartera de clientes; es en ese momento que comienza el desorden, por lo que vale la pena traer a un financiero y que analice de forma detallada los procesos, los costos, las ganancias, de la empresa.
Hace poco conversando con un cliente me comentaba que su community manager, la persona que maneja las redes sociales de la empresa, le aseguraba más ventas gracias al trabajo de publicar en redes sociales. Eso es mentira, lo que vas a conseguir con la publicaciones en redes sociales son más seguidores pero eso no significa ventas.
Si quieres ventas debes invertir en publicidad, para eso sí lo podrías contratar que haga un embudo de ventas y según cómo conviertas puede prometer una determinada facturación, pero jamás solo colgando un post y a ver qué pasa.
Tener likes o seguidores no es sinónimo de facturación, no lo olvides. Cuántos influencers existen con cientos de miles de seguidores y viven de puro canje y nada de efectivo.
3. Gastos en Sistemas de Información
Para analizar los resultados de la empresa se necesitan datos ¿qué base de datos? Yo te sugiero que comiences con lo más básico y que lo hagas todo desde el día uno.
En este punto que recién estás comenzando y estás viendo si el mercado valida o no tu idea de negocio, no es necesario invertir en un software pero sí registrar la información, es suficiente hacerlo en un Excel o por último en un cuaderno.
Porque necesitas saber la evolución de tu negocio en números, saber qué producto o qué servicio es el más demandado, cuál es más rentable, cuál te da más ganancias para luego de ese análisis empujar la venta vía publicidad, como te expliqué en el punto anterior.
Conocer los números de la empresa nos hace tomar decisiones estratégicas, sin esa información es como ir a ciegas.
Por último
¿Cómo decidir si un gasto es innecesario para tu negocio?
La regla que debes seguir es: Solo invertir en recursos o en herramientas que te lleven a generar más ventas siempre debemos preguntarnos esto cuando tomamos decisiones de invertir o no en tal o cual recurso. Recuerda que estamos con presupuesto limitado y debemos optimizarlo al máximo
Por ejemplo, decidir entre gastar en publicaciones en redes sociales o en publicidad? Lo mejor era la publicidad porque eso va a impactar en las ventas o como te comenté con el sitio web podemos tener solo el dominio y el hosting es suficiente para que te ubiquen en el internet y te contraten, el mismo objetivo: ventas.
Me olvidaba el tema de las formaciones de las capacitaciones que el empresario debe llevar para actualizarse ya sea en temas técnicos o en pulir habilidades blandas, que es necesario si quieres crecer en el sector. No perdamos la perspectiva porque a veces nos entusiasmamos en hacer cursos que nada tienen que ver con administrar un negocio o vender más, a menos que domines estos temas entonces no he dicho nada.
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