Una de las funciones de la administración financiera es la prevención, lo que hace el financiero es anticiparse ante cualquier eventualidad a través de un adecuado control de gastos; así como analizar cada decisión que se toma dentro de la empresa para cuidar no solo la rentabilidad sino la liquidez del negocio.
Desde hace un tiempo venimos escuchando que el próximo año será duro y complicado para todos porque se viene una recesión. El objetivo de este video no es agobiarte, todo lo contrario lo que quiero es que tu estés preparado y te enfoques en lo que realmente es importante para que puedas administrar la finanzas de tu empresa o pequeño negocio en épocas complicadas o poco favorables.
En la planificación del siguiente año y para asegurar la liquidez de una empresa debemos enfocarnos en trabajar y hacer énfasis en el
Flujo de Caja de la Empresa
Si me sigues desde hace algún tiempo siempre hago énfasis en cuidar y mantener la liquidez de una empresa o negocio, ésta ha evidenciado que sólo las empresas líquidas son capaces de sobrevivir a cualquier crisis económica.
¿Qué es una empresa líquida? Es aquella que no tiene problemas de efectivo, que puede pagar sus obligaciones dentro de los plazos y sobre todo no tiene la necesidad de hacer bajar precios o vender barato para conseguir dinero y hacer frente a sus obligaciones.
Suena bien pero ¿Cómo logramos esta liquidez?
Veamos el flujo de caja de la empresa o del negocio, la estructura de esta herramienta financiera es la siguiente en la parte superior tenemos los ingresos y en la inferior los egresos o gastos.
Comencemos con los
Ingresos
Están compuestos por las ventas, la recuperación de cuentas por cobrar y otros ingresos estos últimos no derivan necesariamente de la actividad de la empresa por lo que no nos concentramos en él en este video.
Las Ventas
Sin ventas no hay negocio, entonces vamos a tener que priorizar las ventas de nuestra empresa por lo tanto tenemos que aprender a VENDER si no eres un experto te recomiendo que aprendas a mejorar esta habilidad.
Yo no soy partidaria de el vender sin vender, me explico solo colgar post en Facebook o Instagram y esperar que la gente me contacte a partir de ahí no es suficiente yo también tengo que avisar a mis posibles clientes qué productos o servicios tengo disponible, sino como la gente va a saber qué hago, qué sé y qué no se hacer.
Esto lo hago a través de un embudo de ventas, a puerta fría o la estrategia que funcione en tu negocio, el dueño o propietario de un negocio debe hacer que las cosas sucedan y no al revés. Para que sea efectivo debes aprender a diferenciarte de tu competencia con productos y/o servicios de calidad y trabajar en la visibilidad de nuestra marca para que más gente nos conozca.
Recuperación de Cuentas por Cobrar
La segunda fuente de ingresos sobre todo para las empresas que dan crédito es la Recuperación de Cuentas por Cobrar. Debes revisar la cartera de créditos vigente de la empresa de forma objetiva y no desde la necesidad.
Para comenzar, a los clientes a quienes se les vende a crédito debemos cobrarles más y no igual que a los clientes que nos pagan al contado, porque una venta a crédito conlleva un riesgo implícito: la probabilidad de que no te paguen.
Es decir, voy a sacar de mi negocio a aquellos clientes que pagan con atrasos porque un cliente que paga con atrasos es un costo y eso en un negocio es pérdida. Porque voy a tener que contratar a alguien que se encargue de llamar, buscar y ejecutar la cobranza en caso que yo no lo haga, si yo lo hiciera el costo son las horas que voy a invertir haciendo esta cobranza y si delego el costo sería el sueldo del gestor de cobranzas a eso debemos sumar el hecho que nunca paguen que sería el costo de la mercadería y los costos fijos.
Luego voy a analizar la cartera de créditos, es decir cliente por cliente y analizar qué tan rentable es este cliente para nosotros como negocio, es decir, voy a comenzar a depurar a sacar a los malos clientes y quedarme solo con los mejores.
Si es posible y en tu país no tienes restricción alguna te recomiendo que hagas una consulta en las centrales de riesgos a toda la cartera de clientes y si están verificas que presentan atrasos mayores a 30 días en el sistema financiero definitivamente debes dejar la relación comercial porque eso significa que tu cliente tiene problemas de pago.
Debo trabajar en implementar una Política de Créditos y ver en función a nuestros resultados qué vamos a ajustar, en qué vamos a ser más conservadores, en qué no vamos a flexibilizar cuando estemos frente a un cliente y queremos ver si podemos venderle a crédito. Una Política de Créditos sirve para hacer todos estos checks y definir el perfil del cliente a quien vamos a venderle a crédito. De eso hablé ampliamente en este video, te lo voy a dejar aquí para que lo revises luego…
Egresos
La segunda forma de incrementar el flujo de caja es reduciendo gastos. Si queremos que la empresa se mantenga en el tiempo debemos establecer prioridades y lograr la eficiencia en gastos significa hacer más con menos:
Gastos de Personal
En el caso del personal vamos a tener que reducir nuestra carga laboral no te estoy diciendo que despidas a todos lo que te digo es que debes reducir gastos. Y si vemos que todos los empleados de la empresa son necesarios es decir no puedes prescindir de ellos entonces puedes reducir las horas que trabaja para ti y con ello pagar menos, en muchos casos significa que vas a tener que volver a asumir algunas labores dentro del negocio. Esto va a hacer que revises todas las tareas que delegas en tu empresa y ver que realmente es necesario y qué no.
Gastos de mantenimiento
Tener herramientas o equipo en desuso en nuestra empresa produce más gastos que beneficios. Por ejemplo las computadoras obsoletas que con el tiempo se vuelven lentas y poco útiles o seguir conservando unidades de transporte que ya no estamos utilizando, en esos casos lo más recomendable es venderlas y con el efectivo producto de esta venta tenerlo como reserva o invertirlo en el negocio según como esté tu negocio en estos momentos.
Gastos Hormiga
Lo mismo con las suscripciones a veces nos suscribimos a revistas, periódicos o membresías las cuales ni siquiera ya utilizamos y las tenemos ahí generando un gasto innecesario en el negocio. O compramos cursos online que nunca hacemos y nada tienen que ver con mejorar alguna habilidad que podamos aplicar en nuestra empresa.
… Los gastos nos lleva a hablar de las deudas
Reduce y evita tomar deudas
Reduce la mayor cantidad de deudas. Por fiestas las ventas se disparan para algunos negocios entonces aprovecha esa subida y cancela la maryor cantidad de deudas, comienza con las deudas que son más caras o que tienen mayor tasas de interés esas son las primeras que debes liquidar.
En caso que sólo puedas amortizar deudas como sucede en préstamos de largo plazo que fueron destinados para la compra de activos como compra de locales, maquinaria o equipo, sugiero que la amortización que hagamos (pagar parte del saldo deudor del préstamo) se refleje en reducir el monto de la cuota y no el saldo de capital como es lo usual.
Cuando vas a un banco a amortizar tus deudas tienes dos opciones: reducir el número de años de la deuda o reducir la cuota del crédito. Entonces si estamos en la línea de priorizar el flujo de caja del negocio, si reducimos el número de años, la cuota seguirá siendo la misma sin embargo si indicamos que queremos reducir la cuota nuestro flujo de caja será más holgado y nos dará mayor margen de maniobra ante cualquier imprevisto. Es diferente pagar una cuota mensual de US $5M a US $3M.
Este consejo también aplica sobre todo cuando vemos que nos cuesta reunir el dinero para pagar la cuota mensual. Como en todo, al principio no hay problema con pagar las cuotas sin embargo al pasar los meses notamos que la cuota pactada con el banco se hace pesada y difícil de pagar, esto sucede normalmente cuando los préstamos no son planificados significa que no se ha hecho un estudio previo del flujo de caja de la empresa.
No voy a dar consejos sobre qué deudas tomar o no porque los consejos de este video tienen por objetivo que tu empresa y tú se preparen financieramente ante un escenario de crisis o estrechez económica, por lo que no aconsejo hacerte de más deudas de las que ya tienes todo lo contrario la recomendación siempre será reducirlas.
No debes perder de vista los Costos de tu empresa
Nosotros debemos conocer de nuestro negocio: los costos fijos, los costos variables, cuántas unidades vender para ver ganancias en mi empresa, etc. Tener esta información actualizada nos va a servir para hacer presupuestos y cotizaciones debemos saber cuáles son los límites de mi empresa a todo nivel.
Por ejemplo, en una empresa que vende calzado, el costo variable es el costo de adquirir ese par de zapatos al proveedor y el costo fijo será el gasto de alquiler, personal de ventas, servicios (agua, luz, teléfono) de la tienda, etc. Con crisis o sin ella las grandes empresas buscan tener el menor costo fijo posible lo cual deberían replicar las pequeñas empresas porque a mayores costos yo necesito vender más unidades para poder cubrirlos. Esto lo podemos ver a través del análisis del punto de equilibrio financiero.
Queda claro que debo trabajar en la reducción de los costos fijos del negocio y con respecto al costo variable debo buscar nuevos proveedores que puedan vender el stock con la misma calidad
Si quieres aprender más tengo algunos videos en la lista de reproducción Costos y Presupuestos para que puedas ver como se hace, te lo voy a dejar aquí para que puedas acceder terminando de ver este video.
Finalmente hacer
Seguimiento y Control de los Estados Financieros de la empresa
Si antes revisabas los estados financieros cada vez que podías o cada 6 meses, es momento de hacerlo de forma mensual. Como dueño o propietario de un negocio debes tener el control del mismo y no dejarlo al azar. En estas épocas se hace necesario que no sólo hagas seguimiento de los estados financieros de tu empresa sino que los analices y detectes dónde está el problema y cómo mejorar tus resultados.
En los estados financieros puedo ver mi negocio en números, yo analizo y veo qué pasó de un periodo a otro, por qué no hay utilidades, a qué se debe este incremento de gastos, por qué si tengo utilidades esto no se refleja en mi flujo de caja, etc.
En el Estado de Situación Financiera tienes la foto de tu negocio al día de hoy nos dice cómo está tu empresa y cómo se está financiando en estos momentos a nivel porcentual ya sea con dinero propio o con deudas.
El Estado de Resultados, nos informa sobre las ganancias o pérdidas del negocio en un determinado periodo de tiempo, en él podrás ver a nivel porcentual la estructura de ingresos y gastos y detectar a qué se debieron tus resultados del periodo.
El Estado de Cambio de Patrimonio Neto, nos indica cómo cambiaron las cuentas del Patrimonio de la empresa, incluye la cuenta de capital social de la empresa que es la inversión de los socios, y si nuestra inversión viene creciendo o no en el tiempo.
El Estado de Flujo de Efectivo, nos informa las variaciones de la cuenta del efectivo de un periodo a otro así como su equivalente en un periodo determinado.
Y si llegaste hasta aquí te invito a que te sientes con tu equipo o tú solo en caso que seas el único en tu negocio y te pongas a revisar todos los puntos que he mencionado a lo largo de este video y prepares esta información para que puedas hacer tu Plan de Negocios.
¡¡Hasta la próxima!!
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