Tus ventas marchan según lo proyectado, sin embargo el dinero es escaso en tu empresa o es difícil de conseguir. Si siempre estamos buscando de dónde sacar el efectivo sobre todo cuando debemos pagar cuentas como: planilla, proveedores o bancos, entonces además de un problema de liquidez tenemos un problema en la administración del capital de trabajo.
La administración o gestión del capital de trabajo consiste en optimizar los activos corrientes o de corto plazo de la empresa me refiero al Efectivo, las Cuentas por Cobrar y los Inventarios así como su financiamiento.
En esta fórmula se observa que si yo quiero incrementar el rendimiento sobre la inversión de los activos, entonces tengo 2 opciones: O incrementar la Utilidad Neta, (que se logra reduciendo gastos) o disminuir los saldos de los activos de la empresa:
Nota que los Activos Totales están en el denominador, son representados por los Activos Corrientes + Activos No Corrientes.
Y si sigo desagregando la fórmula los activos corrientes de la empresa son el Capital de Trabajo que viene a ser la suma de el Efectivo + Cuentas Cobrar + Inventarios.
Entonces si los activos se incrementan en mayor proporción que la utilidad neta esto va a hacer que la rentabilidad, el ROE disminuya.
Todas las estrategias que implica administrar y gestionar el capital de trabajo de una empresa apuntan a acelerar la conversión de las Cuentas por Cobrar y los Inventarios a EFECTIVO. Por lo tanto, debemos tener en cuenta la relación liquidez-rentabilidad en cada decisión que tomemos en la administración del capital de trabajo
En mi opinión una empresa debe priorizar todas sus acciones en administrar e incrementar la liquidez de su negocio, más aún si se trata de una empresa o un emprendimiento nuevo, con poco tiempo en el mercado o en proceso de crecimiento recuerda que con efectivo se pagan las cuentas del negocio. Una vez que tengas controlado la liquidez de tu negocio entonces es momento de trabajar en hacer que tu empresa sea más rentable
La liquidez es una característica que valoran mucho tanto los proveedores como los bancos. Los que me siguen desde hace algún tiempo saben que trabajé muchos años en banca y tuve la oportunidad de ver un sin número de operaciones de crédito y puedo asegurarte que lo primero que se ve en una solicitud de crédito pyme además de la voluntad de pago es asegurar que la pyme pueda pagar mes a mes todas las cuotas del cronograma o pagaré. Y si no puedes demostrar que tu empresa es líquida entonces no eres sujeto de crédito.
¿QUÉ DEBEMOS HACER PARA ADMINISTRAR EL CAPITAL DE TRABAJO?
Lo que tenemos que hacer es optimizar las cuentas del capital de trabajo como veremos a continuación
Disponible o Efectivo
Lo que se recomienda en una empresa es no tener saldos excesivos de efectivo porque es sinónimo de tener capital ocioso. Esta recomendación no se va a poder implementar para empresas cuyas ventas son 100% crédito porque requieren contar con un efectivo adicional para cubrir planilla y gastos operativos de 1, 2 o 3 meses mientras esperan que su cliente cancele la factura. Este exceso de efectivo debemos compensarlo con Cuentas por Cobrar líquidas que significa bajo nivel de morosidad e Inventarios de rápida realización.
Trata de pagar las cuentas en el último momento, ojo que no te estoy diciendo que no se paguen. Las grandes empresas suelen depositar el CTS (Compensación por Tiempo de Servicios) el último día que establece la ley como plazo y no antes, lo mismo hacen con los impuestos.
Cuentas por Cobrar
Si nuestros clientes se toman más tiempo de lo necesario en pagarnos o nunca nos pagan significa que la empresa tiene una cartera por cobrar pesada o de incobrables, lo que hace que el efectivo circule lento o desaparezca.
¿Qué medidas debemos adoptar?
Revisar nuestra Política de Créditos y Cobranzas y hacer los ajustes necesarios porque evidentemente no estamos controlando el riesgo de impago. Si no contamos con una Política de créditos, entonces vamos a tener que comenzar a diseñar una y esto debe implementar así seas una microempresa.
Y si luego de ver nuestros resultados llegamos a la conclusión que dar crédito nos está produciendo más pérdidas que ganancias entonces debemos dejar de dar crédito mientras revisamos nuestros procesos.
Como alguna vez lo expliqué, vender crédito no es fácil, debemos hacer un análisis cuantitativo y cualitativo de nuestro cliente. Normalmente las empresas que recién comienzan a operar en el mercado adolecen de no hacer este tipo de análisis y lo van aprendiendo a medida que van ganando experiencia.
Inventarios
Necesitamos tener el inventario actualizado. Esto aplica para los negocios físicos, la mayoría de los micro o pequeños empresarios no saben cuánto (en dinero) tienen invertido en sus almacenes ni identificarlos por: marcas, tipos, colores, fechas de vencimiento, etc. Esta información debe estar detallada y actualizada en todo momento. Nos servirá para programar las compras de la empresa, saber cuándo y cuánto comprar nuevo stock de mercadería.
Debemos prestar atención a la Administración de Inventarios de la empresa. He visto muchas veces que se compra por oportunidad más que por necesidad sin previa planificación. Por ejemplo, cuando un proveedor nos ofrece un lote de mercadería con descuento con la condición de hacerlo por volumen y al contado, entonces tomamos de nuestra caja un dinero que estaba destinado a otro fin o pedimos crédito.
Si el negocio vende 100 unidades en promedio al mes sin embargo por esta aparente oferta debemos comprar 10,000 unidades, haciendo números vender dicho stock nos va a tomar 100 meses, la consecuencia es que vamos ir acumulando mercadería en nuestros almacenes convirtiéndose con el tiempo en stock de lenta rotación y luego obsoleto sin contar con los problemas de caja que vamos a tener que hacer frente.
Pasivos Corrientes
Los requerimientos del capital de trabajo son fluctuantes, existen meses de alta demanda como las campaña navidad en los que se vende 2 o 3 veces más de lo normal, dependerá de la época.
Los activos corrientes se financian con pasivos corrientes y aunque aparentemente los créditos de largo plazo tienen menor costo (menor tasa de interés), lo que debes priorizar es el flujo de caja. Por ejemplo, si yo solicito un préstamo bancario para financiar compras para ventas de la campaña escolar entonces el préstamo debe ser pagado con las ventas de esta campaña, Haz de cuenta que es como hacer un negocio paralelo al que tienes y que contra los ingresos de la campaña escolar vas a liquidar los gastos de ésta y si llegamos a tocar dinero extra o adicional significa que la campaña no fue buena en términos financieros.
Los préstamos deben estar debidamente planificados. No podemos entusiasmarnos con la oportunidad de una compra espontánea la cual no está programada. Los empresarios con más experiencia tienen claro este punto, sólo toman deuda para financiar proyectos y necesidades puntuales de efectivo.
Otra ventaja de planificar un préstamo es que podremos elegir el banco que nos de las mejores condiciones en términos de tasa de interés.
No apalancarse de préstamos para pagar otros préstamos si eso estás haciendo hoy entonces además de tener problemas de liquidez y de gestión de capital de trabajo lo más probable es que el apalancamiento de tu empresa sea alto y estés próximo a declarar tu negocio en quiebra.
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