Para los analistas de crédito, comprender cómo recolectar información y elaborar estados financieros para micro y pequeñas empresas (Mypes) es un desafío crucial. Sin embargo, muchos analistas no son contadores, lo que puede dificultar aún más este proceso.
En esta guía, te proporcionaré un enfoque práctico para levantar información de campo en negocios Mypes y elaborar estados financieros de manera efectiva, incluso sin experiencia contable.
Además, incluiré una plantilla descargable para simplificar aún más este proceso. Luego de leer este artículo mira el video completo para que puedas complementar con un ejemplo práctico y puedas seguir el paso a paso en la elaboración de estos informes financieros.
Entendiendo la Importancia de la Información de Campo en la Evaluación de Créditos para Micro y Pequeñas Empresas
La gran mayoría de micro y pequeñas empresas no tienen estados financieros, a excepción de un porcentaje pequeño que sí tiene estados financieros, lo cual no significa que la información que vamos a ver en esos informes financieros sean completos, todo lo contrario éstos no reflejan el real tamaño de la empresa tanto a nivel de facturación como a nivel de activos.
Los analistas de crédito deben ir al negocio y junto al cliente armar sus estados financieros para poder plasmar en números la estructura financiera y el flujo de caja actual del negocio y con ello poder determinar su capacidad de pago.
Es vital que un analista de créditos tenga conocimientos básicos de Contabilidad y Análisis Financiero para que pueda elaborar, estructurar y analizar los estados financieros de cualquier negocio y de cualquier sector.
Pasos para Recolectar Información de Campo de Manera Efectiva
Para este tipo de operaciones de crédito la visita por parte del analista debe tener el factor sorpresa para que pueda hacer las validaciones correspondientes como: asegurarse que el titular de la solicitud de crédito es el propietario del negocio y no se trata de un testaferro.
Antes de hacer cualquier pregunta cuantitativa debe entender primero el modelo de negocio comenzando con el producto o servicio que vende hasta entender cómo este negocio se relaciona con sus proveedores, clientes, bancos, gobierno, mercado, etc.
Una vez que tenga claro este punto, recién debe hacer las preguntas e identificar las fuentes de información clave como: documentos financieros, entrevista con el propietario y observación directa del negocio.
Para este segmento de mercado la visita no es opcional, todo lo contrario la visita se hace cada vez que el cliente solicite una nueva facilidad.
Balance General y/o Estado de Situación Financiera
Un analista de créditos durante el día hacer varias visitas de solicitudes de crédito, no puede perder mucho tiempo ni hacer que el cliente lo pierda haciendo todo el proceso de evaluación para luego decirle que no es viable.
Por esa razón siempre comenzamos elaborando el Balance porque así sabremos si la empresa está o no sobreendeudada y de ser así, entonces vamos a tener que descartar esta solicitud de crédito.
Toda la información que se registra en el balance ha sido corroborada por el analista de créditos, si no hubiera sustento de algún activo no debemos considerarlo en los saldos del balance.
Recuerda que el Estado de Situación Financiera es la fotografía del negocio a la fecha y hora de evaluación, no se aplican promedios ni ningún otro artificio matemático. No debemos salirnos de los lineamientos básicos de Contabilidad.
A continuación te voy a dar una serie de elementos que debes tener en cuenta para cuantificar los diferentes saldos que componen el Estado de Situación Financiera:
- Efectivo: Se refiere a los saldos de caja del negocio, no debemos mezclar el efectivo producto de actividades que no estén directamente relacionada a la actividad empresarial.
- Cuentas por Cobrar Clientes: No considerar saldos incobrables ni saldos que se encuentren con atrasos o en mora.
- Inventarios: No considerar mercadería de lenta rotación y/o mercadería obsoleta.
- Gastos Pagados por Adelantado: Se refiere a alquiler o seguros pagados por adelantado, solo debemos considerar el saldo que aún no se ha devengado o no se ha consumido en el negocio. Por ejemplo, se paga por adelantado de 12 meses de alquiler y la evaluación se hace en el mes 5, entonces el saldo a considerar en el balance como gastos pagados por adelantado sería la suma de 7 meses de alquiler que aún no se han consumido. Esto representa un derecho del arrendador para uso de ese espacio o de ese local comercial que aún tienen para los próximos 7 meses.
- Activos Fijos: Como estos estados financieros no consideran saldos de depreciación vamos a tener que registrar los activos fijos como: propiedades, planta y equipo a precios de mercado y no a valor de factura o valor de adquisición.
- Cuentas por Pagar Proveedores: Vamos a contabilizar los saldos deudores que tiene el negocio con su proveedor. No olvidar pedir referencias comerciales.
- Obligaciones Financieras Corto Plazo: Diferenciar saldos ya sean de empresas formales o informales. Aquí debemos considerar saldos a vencer en los próximos 12 meses.
- Obligaciones Financieras Largo Plazo: Diferenciar saldos de largo plazo ya sean de empresas formales o informales. Debemos considerar saldos a vencer en los próximos 13 meses en adelante.
Estado de Resultados
En el Estado de Resultados se visualiza si la empresa tuvo pérdidas o ganancias en un período determinado.
En Microfinanzas este estado financiero es mensual, aquí sí podemos utilizar el concepto de promedios en caso que estemos delante de un negocio con ventas cíclicas o con volatilidad en precios, dependerá de cada caso y del criterio del analista de créditos.
Otro detalle a considerar es que el Estado de Resultados va a parecerse mucho a un flujo de caja porque es a partir de este estado financiero que mediremos la capacidad de pago real del negocio. Tenemos las siguientes cuentas y cómo las vamos a cuantificar:
- Ventas: Incluye ventas al contado y recuperación de cuentas por cobrar es decir, los ingresos de caja proveniente de estas dos fuentes del negocio. No olvidar que para reflejar el margen bruto del negocio considerar el precio de venta final del negocio aquel que incluye descuentos y/o rebajas y no el precio de lista.
- Otros Ingresos: En Microfinanzas se suele considerar otros ingresos del negocio saldos como: alquileres, rentas del cónyuge, etc. Sea cual sea el caso debemos considerar el ingreso neto y no el ingreso bruto, teniendo en cuenta que este ingreso es un mejorador de la capacidad de pago por lo que éste debe ser constante en el tiempo o mientras dure la facilidad crediticia.
- Compras: Esto irá en lugar de el costo de ventas o costo de la mercadería vendida, los negocios suelen tener salidas de caja por compra de mercancía y no toda la mercancía se vende, por lo que necesitamos cuantificar a cuánto asciende al mes esta salida de caja.
- Gastos Administrativos: Se refiere a los gastos que tiene el negocio para pagar sus gastos operativos como: alquileres, empleados, impuestos, servicios, etc. Incluye el sueldo del propietario.
- Gastos de Ventas: Son aquellos derivados de las ventas como: publicidad, comisiones de ventas, entre otros.
- Gastos Familiares: Cuantificar los gastos en función a la carga familiar y al nivel de vida del cliente. Un error típico que es difícil de sustentar es cuando registramos como gastos familiares montos inferiores e imposibles de sostener dado el ritmo de vida aparente del cliente.
- Gastos Financieros: En esta sección colocaremos el total de la cuota o cuotas que el negocio paga al mes y no sólo los intereses como se hace en cualquier Estado de Resultados.
- Gastos de Impuestos: Incluir IGV e Impuesto a la Renta y agregar algún otro impuesto en caso que el negocio lo requiera.
Consejos Finales y Recomendaciones para Analistas de Crédito:
- Recuerda que los Estados Financieros de una Mype es parte esencial del análisis cuantitativo, para ello se debe estimar la capacidad de pago, en caso que el cliente tenga capacidad de pago y tenga malas referencias comerciales o ya esté presentando retrasos al momento de pagar sus obligaciones con la competencia vamos a tener que declinar con la solicitud de préstamo.
- No olvidar hacer los cruces de información suficientes y necesarios en cada registro para ambos estados financieros.
- Una variable importante a hallar en solicitudes de crédito es el nivel de endeudamiento, por lo que se recomienda trabajar con negocios que tengan bajo endeudamiento porque son los que tienen menor probabilidad de mora.
- Recuerda que el cliente paga la cuota en efectivo, por lo tanto se hace indispensable estimar correctamente el Estado de Resultados y que este debe ajustarse para que se parezca a un flujo de caja.
- En caso que el cliente no quiera o no pueda brindarnos la información explicarle que no será posible continuar con el proceso de evaluación hasta que pueda hacerlo.
- No olvides estudiar y entender las restricciones planteadas en la Política de Créditos, conocer este documento nos ayuda a descartar solicitudes y a enfocarnos en los clientes con los cuales quiere trabajar el banco.
En conclusión, aunque no seas contador, no es posible recolectar información de campo y elaborar estados financieros precisos para Mypes como analista de crédito. Al seguir los pasos detallados en esta guía y utilizar nuestra plantilla descargable, estarás mejor equipado para realizar evaluaciones de crédito efectivas y tomar decisiones informadas.
Recuerda siempre mantener una actitud proactiva y buscar oportunidades para mejorar tus habilidades en la evaluación de Mypes.
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