CÓMO DISEÑAR UNA POLÍTICA DE CRÉDITOS EN PEQUEÑAS EMPRESAS O PEQUEÑOS NEGOCIOS

Los objetivos que perseguimos cuando tomamos la decisión de otorgar crédito es incrementar nuestro nivel de ventas y ampliar nuestra base de clientes. En teoría la estrategia suena bien pero en la práctica no es tan sencillo. Más aún si luego de implementar esta estrategia tenemos como resultado: clientes que están tomando más tiempo de lo necesario en pagar o peor aún tenemos clientes que ya desaparecieron.

Significa que no estamos filtrando, no estamos seleccionando correctamente, esto sucede porque nuestro negocio no tiene una Política de Créditos. No importa si eres la empresa más pequeña de tu sector, debes contar con una. En este artículo te voy a explicar:

¿Qué es una Política de Créditos?
¿Por qué es importante que un negocio tenga una Política de Créditos?
¿Cómo se diseña una Política de Créditos? Y que no deben faltar en este documento

Dar crédito significa vender nuestros productos o servicios con la promesa de que estos serán pagados a una fecha determinada. Significa que durante la compra-venta si bien vamos a facturar no recibiremos nada de efectivo hasta que el cliente nos pague.

Antes de pensar en vender a crédito lo primero que debes hacer es ver tus números y responder la pregunta: Con la caja (efectivo) que tengo en estos momentos ¿Cuántos meses tengo cubierto los gastos fijos de mi negocio? Me refiero a gastos como: los alquileres, los empleados administrativos, los servicios, el contador y todos aquellos gastos en que incurre la empresa tenga ventas o no. Si tu respuesta es: “tengo solo para un mes” entonces HOY no puedes vender a crédito.

Y si ocurre lo contrario, tienes para cubrir gastos de 2 o 3 meses, entonces puedes dar a crédito en tu negocio. Cuando vendemos a crédito necesitamos contar con 2 capitales: 1 para financiar el normal funcionamiento de tu empresa y el otro para financiar las ventas al crédito.

¿QUÉ ES UNA POLÍTICA DE CRÉDITOS?

La Política de Créditos es un documento interno en el cual se detallan todos los lineamientos que tiene una empresa para determinar si un cliente potencial puede ser o no sujeto de crédito. En este documento especificamos a detalle a quién, cómo, cuándo y cuánto de crédito podemos otorgar.

El diseño y la elaboración de la política de créditos está a cargo del departamento de Finanzas porque es el área que tiene toda la información de la empresa. Fijará los límites máximos y mínimos de cada modalidad de crédito en función a las estructura de costos de la empresa y debe ser aprobado en conjunto con los dueños o directores de la empresa. Ahora si en tu empresa aún no hay área de Finanzas entonces te tocará a ti como propietario elaborarla.

¿POR QUÉ ES IMPORTANTE TENER UNA POLÍTICA DE CRÉDITOS?

Tener una política de créditos nos ayudará a a minimizar el riesgo de incumpliendo o de no pago y a reducir pérdidas. Cuando los clientes no cumplen con pagar los compromisos que asumieron con nosotros, las cuentas por cobrar pasan a ser incobrables, lo que significa una reducción en el total de activos.

Por ejemplo, si teníamos cuentas por cobrar por un total de 100 pero sólo 30 son recuperables es decir, líquidas entonces tenemos 70 (100 – 30) en cuentas por cobrar pesadas e irrecuperables, entonces los 70,000 representará la pérdida en nuestro negocio.

Contar con una Política de Créditos significa que la empresa va a seleccionar a qué cliente le puede dar crédito y a quién no. No vamos a poder atender las solicitudes de TODOS, debemos elegir con quien queremos trabajar en función a lo que nos conviene a nosotros como negocio y no a los demás.

¿QUÉ PUNTOS DEBEMOS TENER EN CUENTA PARA ELABORAR UNA POLÍTICA DE CRÉDITOS?

1. El más importante Debemos establecer con qué clientes no queremos trabajar

Si tenemos base de datos va a ser fácil definirlo porque tenemos toda la información del perfil de los clientes que son buenos y malos pagadores. Tendremos el perfil demográfico (edad, sexo, tipo de ingresos, estado civil, etc) por otro lado, tendremos la información de cuánto le costó al negocio recuperar cada cuenta, si necesitaron hacer sólo gestión de cobranza telefónica o también cobranza en calle.

Si no tenemos datos, que sucede en la gran mayoría de negocios pequeños, entonces nos vamos a sentar con nuestro equipo de ser el caso o solos y comenzaremos a describir y anotar todas las características de los clientes que te quedaron debiendo. Información como: ¿Tenían ingresos? Tenían un domicilio fijo? ¿Tenían buenas o malas referencias? ¿Qué edad tenían? ¿A qué sector pertenece esta empresa? en caso de un B2B.

En esto los bancos son los expertos porque ellos tienen departamentos especializados donde se pasan todo el día analizando y estudiando el comportamiento de los clientes sobre todo de los clientes morosos.

Si quieres saber cómo los bancos califican las solicitudes de las Micro y Pequeñas Empresas tengo una master class de acceso inmediato puedes acceder aquí Cómo evaluán los bancos para otorgar crédito a las pyme ahí explico el paso a paso de un análisis de crédito a las mypes y sobretodo cómo analizar la voluntad de pago, accede a esa clase y adapta el proceso en tu negocio.

2. Definir el Perfil del Cliente

Complementa la información del punto anterior. El perfil son las características de los clientes que vamos a atender, es como si tuviéramos que definir a nuestro cliente ideal:

Rango de edad: No vamos a venderle a crédito a un menor de edad, se que suena obvio pero a veces ese dato no lo tomamos en cuenta.
Vivienda: Para establecer su ubicación en caso debas hacer cobranza en calle
Ingresos, Trabajo: Debe tener fuentes de ingresos que puedan hacer frente a la deuda.
Referencias Personales: Es fundamental, investiga y pregunta en su entorno.

Si has llegado a esta parte del video te estarás preguntando ¿es necesario hacer todo esto? Soy propietario de un negocio pequeño? Vendo prendas de vestir por unidad o soy propietario de una bodega pequeña en mi barrio ¿debo realmente calificar a mis clientes?

La respuesta es SÍ, he podido ver un gran número de pequeñas empresas desaparecer precisamente porque no seleccionan a sus clientes y no saben gestionar las cuentas por cobrar. Cuando iba a visitarlos y notaba que el negocio se estaba descapitalizando me decían yo tengo dinero invertido, mire todos mis cuadernos de todos los que me deben, mientras lo revisaba sólo veía salida de mercadería y no ingresos de efectivo, y si había era poco en cantidad y en frecuencia. Y por lo que ya expliqué en un inicio tener cuentas por cobrar pesadas no son ahorros son pérdidas.

Si tu modelo de negocio es un B2B es decir, le vendemos a empresas entonces te recomiendo invertir en un filtro de las centrales de riesgo y ver la calificación de esa empresa para asegurarnos si cumple o no con sus obligaciones. Si esta empresa presenta atrasos con el sistema financiero mayor a 30 días te recomiendo desestimar esa venta.

3. Debemos fijar los límites y las Condiciones del Crédito

No a todos los clientes podemos darle crédito por el mismo monto. Debemos definirlo en función al nivel de compras. Un cliente que compra en promedio 100 al mes no vamos a darle crédito de 1000 no justifica.

Otro tema es que debemos hacer es escalonar los montos de crédito, de menos a más y por más que sean clientes que ya conocemos debemos cumplir con el proceso de análisis. Es conocido que los clientes que hoy están en mora, al principio eran buenos pagadores con montos pequeños poco a poco fueron creciendo en créditos hasta que al final cuando les otorgamos un monto grande nunca más los volvimos a ver.

Esto sucede porque a veces confundimos las relación comercial con la amistad, recuerda que los créditos se otorgan con la cabeza y no con el corazón.

Un tema aparte es la familia, sobre todo al inicio y lo que siempre recomiendo es decirles NO. Es mejor que se molesten un rato contigo ante tu negativa a que tengas una mala relación con ellos toda la vida porque en reuniones familiares siempre nos vamos a volver a ver todos. A menos que sean personas que tienen ingresos y que son buenos pagadores, te recomiendo seleccionar con pinzas.

4. Proceso crediticio y metodología de evaluación

Debemos establecer el proceso: quién estará a cargo de la atención de los clientes, a quienes se les dará crédito, cómo será el proceso, qué puntos vamos a revisar, es importante hacer un check list de todos los pasos.

Otro punto que tenemos que considerar es cómo determinaremos los montos de crédito. Estará en función del nivel de compras y si el cliente nos pide más qué variables vamos a revisar de ser el caso para otorgarle un crédito adicional. En qué casos procede y en qué casos no una solicitud de este tipo.

5. Autonomías Crediticia y Manejo de Excepciones

Sobre todo cuando tenemos personal a cargo y dependerá de cómo esté la carga de trabajo. De todas maneras lo ideal es que los créditos más pequeños los vea un personal junior y el titular de la empresa los créditos más grandes y aquellos que requieran excepciones.

En la política de créditos se fijan los parámetros. Cuando un cliente potencial no cumple alguno de ellos y es un cliente interesante para nosotros, entonces debe haber una persona con mayor rango en la empresa o el mismo propietario quien debe definir ese tipo de operaciones.

Recuerda que:

La Política de Créditos es un documento vivo, que se actualiza según los resultados.
Debemos respetar este documento, no se trata de solo escribirlo y pasar por alto lo que nosotros mismos hemos diseñado.
Debemos involucrar a todo el personal del negocio, deben estar al tanto de la existencia de este documento, así como de las actualizaciones.
Coordinación constante con Cobranzas, los inputs que ellos nos proporcionan son importantes porque nos permitirá ver: que no estamos haciendo bien y/o que no para corregirlo.