En este artículo te daré 5 claves que te servirán para gestionar las Finanzas de tu negocio
1. FLUJO DE CAJA DE LA EMPRESA
Esta es la principal alerta a la que debemos prestar atención, cuando notes que el efectivo es escaso en el negocio es señal de que tenemos problemas financieros.
¿Cómo determinar entonces si el efectivo es escaso? Cuando llega la hora de pagar las cuentas como: proveedores, planilla, bancos, impuestos me doy cuenta que no hay efectivo y recién quiero hacer las cobranzas a los clientes o peor aún por la urgencia comenzar a vender barato en la mayoría de los casos por debajo de nuestros costos.
Uno de los motivos principalmente en las PyME es que confundimos la caja del negocio con nuestra billetera y eso es un error fatal, debes asignarle un sueldo y aprender a vivir con él a esto también se le llama dividir presupuestos uno es el personal y el otro del negocio.
Otro motivo es que no tenemos un registro de nuestro negocio en números, lo mínimo que deberíamos tener es el flujo de caja diario.
Yo como empresario debo saber al minuto cuánto hay de efectivo en caja y en cuentas bancarias y conocer cómo circula el efectivo en mi empresa, qué días de la semana hay mayor efectivo y qué días menos, esto no siempre está relacionado con las ventas del negocio.
Hablando de efectivo y ventas debemos aprender a diferenciarlos más aún si estamos hablando de empresas o negocios que venden al crédito.
En estos casos la empresa puede facturar 1000 y puede ingresar cero a la caja, esa es la razón por la que los financieros hacen el seguimiento y análisis del flujo de caja por separado.
2. CONOCER LOS COSTOS DE TU EMPRESA
Yo debo conocer a cuánto ascienden, qué componen y cómo se comportan los costos del negocio en el corto, mediano y largo plazo.
Me refiero a los costos fijos y costos variables, esa es la obligación de cualquier propietario de empresa o negocio y no es negociable.
Esta información es útil sobre todo cuando quiero negociar contratos muchas veces una negociación involucra bajar precios yo debo saber hasta cuánto puedo bajar sin que ello perjudique mi negocio.
La realidad es que para hacernos conocidos o por captar nuevos clientes planteamos la estrategia de bajar precios, mi recomendación es: Lo máximo que deberíamos bajar nuestros precios sería hasta cubrir los costos totales del negocio, repito costos totales no he dicho costo unitario del producto.
3. SABER CUÁNDO ENDEUDARSE
A medida que el negocio va creciendo vamos a necesitar inyectar capital para ello vamos a tocar la puerta a los bancos, a los proveedores, etc.
Pero el tema no es tan sencillo que ante una necesidad de efectivo no puedo salir y pedir cualquier monto a cualquier plazo, debo saber cuándo y cómo tomar deuda.
Una regla básica … Cuando vamos a solicitar un crédito para comprar mercadería o cubrir cuentas por cobrar lo hacemos con préstamos de corto plazo: 3, 6, 9 o hasta 12 meses como máximo.
Te explicaré ¿Por qué? Se debe al ciclo del efectivo de la empresa, que viene a ser el número de días que transcurren desde que haces el pedido y el pago a tu proveedor, hasta que recuperas las cuentas por cobrar, entonces yo debo hacer esa suma en número de días.
Supongamos que el ciclo del efectivo es 60 días, sólo estoy dando este número para dar un ejemplo si este dato es bueno o no estará en función al giro del negocio. Entonces, si esa es la capacidad que tiene mi negocio para generar efectivo no hay razón de endeudarnos a 18 meses, 24 o 36 meses.
Para el caso del ejemplo (60 días) como máximo deberíamos endeudarnos con un crédito a 90 días y si necesitamos más, luego de pagar solicitar otro préstamo.,
Y por el contrario si queremos adquirir propiedades, maquinaria o equipo lo hagamos vía créditos de largo plazo, esto es para pagar cuotas más pequeñas y no descapitalizar (no dejar sin efectivo) el negocio.
Otra clave relacionada al endeudamiento es que si estamos solicitando compra de deuda, unificación de deudas o peor aún estamos pidiendo crédito para cubrir o pagar otras deudas entonces estamos en problemas significa que el negocio en sí ya no está en capacidad de asumir pagos y volvemos al punto 1: problemas en el flujo de caja.
4. DECIDIR CUÁNDO Y CÓMO INVERTIR
Un error común entre los empresarios es querer comprar una máquina o equipo que les dure para siempre. Cuando lo que debemos es comenzar de menos a más y siempre en función al tamaño de tu negocio.
El tamaño de tu negocio se mide por el nivel de ventas ese es tamaño de tu negocio, por ejemplo si yo quiero invertir en un software contable enorme que le va bien para Coca Cola por el tamaño de empresa que es no significa que también es bueno para mi negocio porque habrá funcionalidades que yo aún no necesito y ni necesitaré en años.
Y por el lado del costo este software va a costar carísimo para mi empresa, en conclusión debemos comprar soluciones que se adapten a las necesidades de mi negocio HOY y no a futuro, insisto debemos ir de menos a más.
Por otro lado, cuando queremos invertir nuestras ganancias en otros sectores ajenos a mi giro de negocio primero debo investigar y formarme en lo que quiero invertir al margen que yo delegue esa función a un tercero.
5. INTERPRETAR LOS ESTADOS FINANCIEROS DE TU EMPRESA
Los estados financieros son los reportes del negocio, estos deben ser revisados y analizados mensualmente no al cierre del año o cada 6 meses, es la única forma de llevar el control de la empresa.
Un día al mes junto a mi equipo debo analizar qué pasó, por qué no ganamos este mes tal como lo habíamos previsto: por qué nos estamos descapitalizando, qué pasa con las cuentas por cobrar, por qué se han incrementado y comienzo a dar una respuesta técnica a todas las dudas e interrogantes y todo en función a resultados y no a especulaciones.
En el próximo artículo te explicaré cómo leer los reportes financieros de una forma sencilla para que sepas cuáles fueron los resultados de tu empresa y qué preguntas hacer a tu contador o a tu financiero.
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