Esta pregunta me la han hecho varias veces sobre todo cuando se trata de calcular el nivel de ventas de un cliente cuyas declaraciones no reflejan la realidad de su negocio o empresa. Estamos hablando de clientes altamente informales ya sea que tengan RUC o no, la característica principal es que sólo declaran sólo un porcentaje mínimo de sus ventas reales.
Este tipo de clientes, por ejemplo según sus declaraciones venden al mes S/5M, sin embargo cuando vamos a visitar su negocio nos damos con la sorpresa que en realidad venden S/50M al mes, en estos casos el analista o el sectorista a cargo es quien realiza el cálculo de las ventas reales. Antes de abordar al cliente con preguntas, sugiero ordenarse un poco y conocer primero qué negocio va a evaluar, aunque parezca que los negocios son iguales por pertenecer al mismo giro, la administración nunca es la misma recuerda que, detrás de un negocio existe una persona con diferente estilo de liderazgo y gestión.
Lo primero que debemos es comprender cuál es el ciclo de las ventas del negocio y cómo es la tendencia de las ventas durante el año; sólo así sabremos cómo realizar el cálculo y el análisis respectivo de forma correcta. La persona indicada en brindarnos esta información será el cliente por esta razón, la visita debe ser una conversación y no un interrogatorio o lectura de un cuestionario. Ten en cuenta que la mayoría de clientes ya han pasado por por un proceso de evaluación, por lo tanto, ya conocen las preguntas clásicas.
El ciclo de las ventas del negocio
Sirve para conocer cómo opera el negocio, quién o quiénes son su público objetivo o lo que viene a ser lo mismo quienes forman parte de su demanda, cuáles son los procesos del negocio, cómo mide sus resultados, cuál es su estrategia frente a imprevistos, la rutina del propietario desde que comienza hasta que termina un día de trabajo, etc.
Fluctuaciones de las Ventas
Nos va permitir ver el incremento o reducción de las ventas durante el año, tenemos algunos escenarios posibles:
- Negocios que durante todo el año tienen movimiento comercial, es decir presenta ventas mensuales todo el año e incremento de ventas en fechas como: día de la madre, día del padre, fiestas patrias y navidad. Están comprendidos empresas de los sectores de consumo masivo como: alimentos, calzado, vestido cuyos clientes son público en general en su mayoría.
- Negocios que presentan ventas intermitentes. Tendrán fluctuaciones en sus ingresos, habrá meses que presentará ventas de S/0 y otros meses de S/100M. En este grupo están aquellas empresas cuyas ventas están concentradas en unos cuantos clientes o son ventas bajo pedido. Tenemos el caso de empresas que venden productos o servicios al estado bajo la modalidad de licitaciones o que trabajan con un cliente en particular, en caso de vender a una empresa privada.
- Negocios que presentan movimiento comercial sólo 2 o 3 meses al año. Tenemos el caso de empresas que trabajan sólo en una campaña específica, como por ejemplo campañas navideñas o aquellos que dependen del sector agrícola cuyas ventas están en función a las cosechas del producto que comercializan.
Conociendo cómo es el ciclo de las ventas del negocio y las fluctuaciones de las ventas, tendrás la mitad del trabajo hecho. Ahora que ya conoces cómo funciona el negocio, ya sabes qué y cómo preguntar.
Cálculo de ventas
A continuación algunos consejos que te ayudarán a obtener dicha información para aquellos negocios del sector comercio:
- Durante la visita debes solicitar las boletas y facturas tanto de compras como de ventas para verificar si efectivamente están a nombre del titular o de un relacionado no declarado en la solicitud de crédito.
- Visitar todos los puntos de venta y hacer el procedimiento indicado en el punto 3
- Para las ventas al contado, se recomienda consultar cuándo fue la última compra y en función a ello hacer el cruce de información con el efectivo que mantiene en caja al momento de la visita. Por ejemplo, si la última compra se hizo hace dos días lo lógico sería que tenga en efectivo el producto de la venta de los 2 últimos días descontando el gasto diario en alimentación.
- Solicitar el cuaderno de control, en el caso que lo tuviera y revisar la consistencia del mismo. Con el cuaderno también puedes hacer el cruce de información de efectivo detallado en el punto 1.
- El dinero de la venta del día, según la hora que estés haciendo la visita si es al final del día debería contar con el efectivo de la venta del día, en este punto ya conoces el ciclo y la rutina del cliente en su negocio por lo tanto, será sencillo determinar y hacer el cruce de información en cualquier momento del día.
- Si tiene ventas al crédito, solicitar el cuaderno o registro de cuentas por cobrar y revisar si presenta cartera por cobrar pesada o incobrables. Lo más probable es que el cuaderno no sea legible ni ordenado, este registro va a servir para que puedas verificar si sus clientes le pagan o no, así como la frecuencia.
- Validar el movimiento comercial en función a la competencia en la zona, competidores cercanos pueden darnos una referencia si la zona tiene demanda o no.
- Referencias comerciales tanto a clientes y/o proveedores, será de gran utilidad ya que además de confirmarnos montos y frecuencia de compras; nos dirán a nombre de quién emiten las facturas o boletas y podríamos detectar algún relacionado.
- El patrimonio personal del cliente, será un variable importante en el análisis de las ventas. Se entiende que si una empresa obtiene ganancias o deja utilidad debe reflejarse ya sea en su negocio o en su patrimonio personal. Esta es otra forma de saber si realmente ha generado tal ganancia y con ello el nivel de ventas determinado en la evaluación.
- Entre pregunta y pregunta trata de conversar de otros temas para relajar la entrevista y no poner en alerta al cliente. Así te será más fácil hacer el cruce de información mencionado en los puntos anteriores.
Consejos finales
Si es un cliente con RUC debes verificar la ficha RUC en la página de la SUNAT, información como local principal y locales anexos para que puedas ir a visitarlos.
Si es un cliente sin RUC debes dirigirte a la administración del mercado o galería a verificar si realmente es posesionario, dueño o inquilino y a nombre de quien está dicho contrato de alquiler o quien es la persona que está registrada en el padrón de socios.