El flujo de caja es una herramienta de gestión financiera, nos permite identificar las entradas y salidas de efectivo de una empresa o proyecto en un determinado periodo de tiempo.
Es frecuente que los bancos, nuevos socios y/o los consultores externos soliciten información adicional como el flujo de caja proyectado con el objetivo de verificar si nuestros planes de crecimiento están sustentados y si son sostenibles para para los próximos 12 meses.
Para tener en cuenta
Qué tener en cuenta cuando estamos revisando un flujo de caja proyectado.
- Proyección de la demanda. Debe guardar relación con el ciclo del negocio y/o con la información histórica de ventas de la empresa. Recuerda que la base de las proyecciones son las ventas históricas. Las ventas proyectadas deben mantener las fluctuaciones y las tendencias, por ejemplo si tenemos que la empresa durante los primeros 5 meses del año registró ventas de 100, 120, 150, 100, 300 en y nuestro pronóstico de ventas dice que para el siguiente año y mismo periodo las ventas serán de 200, 200, 200, 200, 200; concluimos que las ventas proyectadas no mantienen las fluctuaciones ni la tendencias, a menos que exista un sustento válido detrás, de lo contrario no deberíamos aceptar como válido dicho flujo de caja.
- El nivel de ventas estimado. Dependerá de la proyección estimada de la demanda: es conservadora o es exageradamente optimista. El foco de atención se centra cuando sucede lo segundo, porque se deberá sustentar cómo se tiene la certeza que el mercado va a responder a esas expectativas. ¿Tiene un nuevo cliente importante?, ¿tiene planes de expansión a otros mercados? o ¿va a aperturar nuevos puntos de venta o el comercio electrónico se ha convertido en un nuevo canal de ventas?.
- La estructura de las ventas. Contado o crédito, en función a la proporción de ventas al crédito se tiene la certeza que las ventas al crédito serán canceladas en el momento indicado, de ser así debería contar con un análisis adicional de la cartera de créditos de la empresa para validar dicha información. Para este momento ya deberíamos contar con dicho análisis.
- Necesidades de efectivo de corto plazo y cómo planifican financiarlo. ¿Será con financiamiento vía créditos o reduciendo gastos? Tener en cuenta que existen gastos fijos los cuales se deben realizar todos los meses como pago de empleados administrativos, alquileres, servicios, etc. y los gastos variables que están en función a las unidades producidas o vendidas.
- Los gastos proyectados. Que estén en función al nivel de ventas, a veces estimamos que se duplicarán las ventas ya sea por apertura de nuevos puntos de venta o en base a ingreso de nuevos clientes; y no tenemos en cuenta que vamos a incurrir en nuevos gastos como: personal, alquileres, pago de planilla, comisiones, etc.
Ventajas del Flujo de Caja
Las ventajas de contar con el flujo de caja son muchas, entre las principales tenemos:
- Planificar con anticipación la actividad de la empresa para los próximos meses.
- Identificar las necesidades de efectivo en un periodo determinado y anticiparnos a ellos.
- Hacer ajustes de los gastos cuando los ingresos son menores a los estimados para no tener problemas de efectivo.
- Buscar fuentes de financiamiento externa o interna con anticipación y estudiar la alternativa que más nos convenga en términos de tasas, plazos y demás condiciones.
- Gestionar gastos no programados. Solucionar problemas de efectivo durante la marcha, ya que tendremos la información actualizada y disponible en todo momento.
- Replantear la estrategia de la empresa cuando las cosas no salen como lo habíamos planificado.
Flujo de Caja Financiero (FCF)
Viene a ser los ingresos y salidas de efectivo en el momento que se producen, se suele confundir con el Estado de Ganancias y Pérdidas, tener en cuenta que el estado financiero toma el principio del devengo, es decir, los contabiliza según el mes que corresponda el gasto, a esto se le conoce como: contabilidad sobre la base de efectivo.
Para el desarrollo del tema vamos a partir por el Flujo de Caja Financiero FCF, la razón principal es porque el objetivo de nuestro análisis es conocer si el cliente o empresa contará con efectivo suficiente para cancelar sus obligaciones con los bancos o con los proveedores.
Para la elaboración del flujo de caja proyectado a 12 meses basado en datos históricos, debemos seguir los siguientes pasos:
Paso 1: Hacer la proyección de las ventas
En este punto ya hemos identificado las ventas reales y hemos valorizado los activos de la empresa, por otro lado, ya tenemos listo el análisis cuantitativo, cualitativo y del destino del crédito.
La proyección de las ventas se hace con información histórica, es decir con las ventas del periodo anterior, se deberá tener en cuenta el entorno económico, la capacidad del negocio, estacionalidades, etc.
Paso 2: Identificar los asientos de ajuste
Para esto debemos conocer los asientos de ajuste considerados en un balance general y en el estado de resultados, los asientos de ajuste más utilizados:
Gastos Pagados por anticipado. Viene a ser los alquileres pagados por adelantado, seguros pagados por anticipado (primas de seguro) e insumos pagados por adelantado. Dependiendo del caso, para los alquileres pagados por adelantado se suele pagar un año adelantado para asegurar el local comercial, el proceso es el siguiente: se desembolsa el efectivo en el mes 1 (el total de los 12 meses de alquiler), y se registra en el balance como gasto pagado por adelantado y en el estado de ganancias y pérdidas se hace el registro del gasto mensual del alquiler, esto se hará mes a mes en paralelo se hará el ajuste respectivo en la cuenta gastos pagados por adelantado.
Depreciación de activos fijos. Viene a ser la pérdida contable de los activos fijos la cual se asigna como gasto en el Estado de Resultados. Cada año este valor se reduce contablemente el cual se registra en la contracuenta Depreciación acumulada.
Gastos acumulados. Se refiere al sueldo por pagar, intereses por pagar que están pendientes de pago, sin embargo, el servicio por parte de los empleados ya se recibió o los gastos por intereses ya se cargaron en los pasivos corrientes de la empresa.
Ingresos acumulados. Las empresas también devengan ingresos antes de recibir el efectivo, tenemos el caso de las ventas al crédito. Por ejemplo, por contrato debemos dar servicio de transporte de personal, el cual se inicia en febrero y el primer pago se recibirá recién a partir de marzo, es decir, el mes siguiente. Durante todo febrero existió un ingreso acumulado al cual se hará el ajuste contable en marzo cuando se reciba el efectivo.
Ingresos no devengados o diferidos. Pasivo que se genera cuando una empresa recibe por adelantado dinero por la venta de un bien o un servicio. Tenemos el caso de las ventas al crédito cuyos pagos se hacen por partes, cuando el cliente cancela la totalidad se hace entrega del producto o servicio, es en ese momento que se emite la boleta o la factura de venta y se registra la venta en libros hasta ese entonces el efectivo que ingresó a caja eran ingresos diferidos.
Paso 3: Ordenar por fechas los ingresos y salidas de caja de forma mensual
Ahora que ya identificamos los asientos de ajuste que tienen nuestros estados financieros, procedemos a ordenarlos mensualmente, tanto por entradas como salida de efectivo o de caja como se suele llamar. Debemos ordenar de forma mensual los ingresos y salidas de efectivo.
Paso 4: Analizar/Testear los ingresos considerados
Nos enfocaremos en los ingresos proyectados, los costos y gastos se ajustarán en la medida que haya algún incremento en las ventas. Analizaremos todos los escenarios posibles y mediremos el impacto en caso no se cumplan las proyecciones de ventas.