TIPS PARA UNA ADECUADA GESTIÓN FINANCIERA PARA LAS MYPES

En este artículo explico algunos motivos por los que una empresa quiebra o tiene problemas de pago, los cuales he podido observar durante las supervisiones que hacía a las MYPE, las cuales se deben principalmente a errores en la administración financiera de la empresa, usualmente no es un solo motivo suelen 2 o 3 que ocurren al mismo tiempo, la información que detallo a continuación detallo algunos motivos:

Poca experiencia en la administración

Sucede cuando la responsabilidad en la gestión de la empresa recae en el titular quien posee poca experiencia en el negocio, lo cual no le permite reaccionar a tiempo a los inconvenientes del día a día. Una parte importante de las finanzas de la empresa es la generación de flujo de caja (entradas y salidas de efectivo) para cubrir el descalce entre cuentas por cobrar y por pagar, lo que lleva muchas veces a tomar decisiones equivocadas como financiarlas vía créditos con un elevado costo financiero.

Sugerencia

Si no cuentas con experiencia busca ayuda de un experto o un asesor externo que pueda asesorarte con la gestión de la empresa y elige socios estratégicos y que estén alineados con tus valores y con la misión de tu emprendimiento.

Alta correlación entre las relaciones familiares y el negocio

Esto se da principalmente en las MYPES, se debe a que la unidad familiar vive de los ingresos que genera, es por esta razón que se suele mezclar las finanzas familiares con las finanzas de la empresa, esto no sucede en grandes empresas cuya organización y dirección está cargo de terceros y en el mejor de los casos los dueños son parte de la planilla o solo perciben utilidades. Debido a esta característica adicional que se da en las MYPE, PYME surge la importancia de un análisis cualitativo enfocado en la estructura y la estabilidad familiar.

Sugerencia

Buscar referencias personales de la familia y el entorno y hacer una proyección de pérdidas esperadas en caso de que un evento negativo llegara a suceder, es una forma de medir el riesgo en caso de que la empresa caiga en default.

Concentración de ingresos en un solo cliente

Se da cuando una empresa tiene un sólo cliente o la mayor parte de sus ingresos están concentrados en un cliente importante. La mayoría de las veces esta figura es contractual, la empresa que recibe los servicios exige exclusividad por contrato para asegurar la calidad del servicio. Al principio, todo marcha bien para ambas partes, las facturas se pagan a tiempo y tenemos trabajo asegurado hasta el término del contrato. El problema ocurre cuando aparecen los competidores quienes ofertan sus productos y/o servicios a menores precios ya sea para ganar mercado o porque han logrado una eficiencia en costos que cobrar menos es viable para ellos, ante este escenario y para no verse perjudicados en un corto plazo nuestra empresa que ya tiene una estructura de costos y unos márgenes preestablecidos se ve obligada a bajar sus precios de venta para no perder al cliente, dicha estrategia se volverá inviable en un mediano plazo ya que muchas veces el bajar precio es sacrificar utilidades, lo cual ya no es posible cuando no se puede cubrir costos fijos, lo cual obliga a retirarse y quedarse fuera del negocio.

Sugerencia:

Trabajar su marca y que su sector los conozca para cuando estés ante la posibilidad de quedarte sin su cliente principal puedas captar nuevos clientes en un corto plazo. Reinvertir las ganancias en crear otra empresa que desarrolle la misma actividad para captar nuevos clientes y salir de la dependencia de tener un solo cliente.

Dependencia de un solo proveedor o producto

Esta figura se presenta cuando la demanda de un producto o una línea de productos se incrementa rápidamente como pasó en los meses de confinamiento, la demanda de tecnología como computadoras y afines se incrementó y algunos proveedores obligaron a adquirir no sólo el producto que habían pactado con su cliente sino condicionaron agregar a la orden de compra mercadería de lenta rotación; si no tienes otras opciones u otro proveedor a quien acudir, va a ser difícil tener poder de negociación en esta situación.

Sugerencia:

Trabaja con varios proveedores, aunque el proveedor actual no presente problemas, y podrás contar con otras opciones. Investiga productos sustitutos de la misma calidad y menor precio de ser posible; no olvidar probarlo antes de ofrecerlo para que sepas exactamente que estás vendiendo al mercado recuerda que “no todo es vender” esto podría perjudicar la imagen de tu marca.

Dependencia de un solo ingreso

Negocios o empresas que requieren fuerte inversión en activos fijos y tienen una sola fuente de ingresos. Tenemos el caso de las empresas de transporte de carga que tienen una sola unidad y al mismo tiempo es el único ingreso, empresas con estas características son de algo riesgo, ya que si la única unidad que poseen se malogra no va a generar ingresos y si no tienen otros ingresos no van a ser capaces de cumplir con sus compromisos de corto plazo.

Sugerencia:

Tener como plan de contingencia como arrendar unidades o subcontratar el servicio con un tercero, dependerá de la envergadura de la empresa el tipo de unidad y las características de esta, por otro lado, planificar y generar otros ingresos en paralelo para cuando la eventualidad suceda estar preparados para poder afrontarla.

Adquirir activos que no necesitamos

Esta figura se da cuando se toma una decisión de compra sin tener un plan negocio, lo que puede llevarnos a adquirir en lo que en negocios se llama “comprar un elefante blanco”, esto se da cuando adquirimos un activo cuya capacidad de producción es de un millón de unidades y nuestra demanda actual es de cien mil unidades, es decir la empresa sólo necesita el 10% de la capacidad instalada de dicha máquina para operar, el no contemplar cómo o dónde voy a colocar el resto de mercadería es una inversión poco viable. Por esta razón cuando el solicitante requiere dinero para comprar un activo fijo (crédito de largo plazo) los bancos solicitan un flujo de caja proyectado cuyo objetivo es verificar la estimación de los ingresos de dicho flujo de caja y si éstos son realistas.

Sugerencia

Uno de los objetivos de una empresa es el de crecer y posicionarse en el mercado lo cual requiere estrategia. Hacer una inversión importante como la compra de un activo requiere hacer un plan de negocios, en el cual se diseñe cómo se va a lograr mayor participación de mercado y cuáles van a ser los canales que van a utilizar:  fuerza de ventas, comercio electrónico o ambos y en función a dicho análisis planificar la adquisición de nuevos activos.

Invertir en negocios que no conocemos

Suele suceder que, con el objetivo de diversificar los ingresos, los empresarios suelen invertir vía préstamos bancarios y con respaldo garantía hipotecaria grandes sumas de dinero en negocios que no conocen o que no tiene relación alguna con su negocio actual, lo cual obliga a desviar fondos de la empresa principal hacia el nuevo negocio debido a una mala estimación de presupuesto y no haber contemplado algunos gastos como: infraestructura, licencias, permisos especiales que toman tiempo en aprobarse, mayor carga tributaria, etc.

Sugerencia

Si vas a invertir en un nuevo proyecto se sugiere invertir poco, ya que si las cosas no salen como esperabas o el mercado no responde según las expectativas esperadas entonces la pérdida será en la misma medida. Si el proyecto en el que piensas invertir requiere grandes sumas de dinero entonces elabora un proyecto a nivel de perfil para saber si es viable o no y tomar una decisión asimismo puedes complementarlo con una landing page para medir la aceptación del mercado de tu nuevo producto o servicio en las redes sociales.

No conocer el producto y/o servicio que ofreces

En ventas se dice con frecuencia: “quien más conoce el producto o servicio que ofrece al mercado, es quien más vende”, porque si conoces el producto que comercializas (ventajas y desventajas) vas a poder venderlo de forma efectiva porque vas a saber qué, cómo y a quién venderle en función a sus necesidades, es decir, vas a dar soluciones al cliente. En varias ocasiones cuando hemos comprado   un producto físico y notamos que el vendedor que nos está atendiendo no conoce mucho del producto no confiamos en él, preferimos ir con un vendedor que conozca más y que se interese más por nuestras necesidades y hasta nos recomiende el producto más adecuado. Una mala venta o asesoría daña la imagen de la empresa, reduce clientes y como consecuencia reduce las ventas.

Sugerencia

Estudia el producto que vendes, capacita a la fuerza de ventas y evalúa si efectivamente conocen el producto o servicio de su empresa, sólo así serán capaces de recomendar en función a las necesidades del cliente quienes regresarán por más.

Sobreendeudamiento elevado

El apalancamiento financiero es bueno porque ayuda a crecer la empresa, pero debemos saber hasta cuánto podemos endeudarnos.  ¿Estamos pagando deudas con nuestras ventas diarias o con otra deuda? Si la respuesta es la segunda opción es una señal que nuestra empresa ya no nos pertenece a nosotros sino a los bancos y a los proveedores.

Sugerencia

Solicitar con antelación líneas de crédito o créditos puntuales a diferentes entidades, así podremos elegir con qué bancos trabajar y estaremos en capacidad de negociar menores tasas de interés, hacerlo con anticipación, nos permitirá estudiar detenidamente cada propuesta de crédito así como el producto para que cuando llegue el momento en que necesitemos seamos capaces elegir mejor, recuerda que cada intermediario financiero maneja sus propios tiempos para aceptar o rechazar una solicitud de crédito.

Te dejo este enlace para que puedas comparar y seleccionar los bancos, prestamos, ahorros, seguros, etc. a quienes puedes visitar según sea la necesidad www.comparabien.com.pe

Bases de datos desactualizada

Tener una base de datos actualizada va a permitir tomar decisiones rápidas y oportunas para dar solución a problemas de gestión de la empresa. Una de las principales ventajas de contar con un registro es tener información actualizada de las ventas, inventario, perfil del cliente, etc.

Sugerencia

Llevar un registro del ingreso diario de ventas y en paralelo un registro de entradas y salidas de efectivo recuerda que el valor de la empresa se basa en la generación de efectivo que ésta es capaz de generar esta información va a ser útil porque te permitirá conocer mejor tu negocio.

 

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