ERRORES MÁS COMUNES EN ANÁLISIS DE RATIOS FINANCIEROS EN LAS MYPES

¿Se pueden cometer errores al hacer un análisis de ratios financieros? La respuesta es Sí. En la mayoría de los casos los errores se originan al momento de la elaboración de los estados financieros o por una mala interpretación de los resultados, también sucede cuando no se conoce la teoría que hay alrededor de cada indicador, entre otros factores. 

Recuerda que las Micro y Pequeñas empresas se caracterizan principalmente porque no poseen estados financieros, la  gran mayoría declara solo un porcentaje y no el total de sus ventas reales, es por esta razón que se desprende un sin número de metodologías o criterios diferentes para obtener dicha información. Por otro lado, tenemos a las empresas que sí cuentan con estados financieros y/o declaran un porcentaje mayor o total, pero son la minoría de las mypes.

A continuación voy a detallar los 5 errores más comunes que se suelen cometer

No conocer los conceptos básicos de contabilidad para elaborar los Estados Financieros

Para estimar las cuentas de los estados financieros  no necesitas ser contador de carrera, pero debes conocer los principios básicos y conocer el concepto que hay detrás de cada cuenta tanto del balance como del estado de resultados.

El registro de las cuentas del balance tienen un orden: De más a menos líquidos. Por ejemplo, la cuenta Efectivo o Disponible del balance es el activo líquido por excelencia, ya que con efectivo la empresa va a poder cumplir con sus compromisos de corto plazo. En segundo orden tenemos a las Cuentas por Cobrar las cuales se convertirán en efectivo luego de realizar la cobranza, por esta razón no se considera dentro del cálculo a las cuentas por cobrar dudosas o la cartera pesada porque lo único que hará será sobreestimar los activos lo que nos llevará a hacer conclusiones equivocadas. En tercer orden están los Inventarios o Existencias y se registra después de las cuentas por cobrar porque para que el inventario se convierta en efectivo tiene dos caminos: a través de una venta al contado y el otro es cuando la venta es al crédito y el saldo pasa a cuentas por cobrar para convertirse en efectivo luego de hacer efectiva la cobranza. En todos los casos, si no se tiene claro el criterio para estimar los activos de corto plazo vamos cometer el error de sobreestimar los ratios de liquidez.

El corto y largo plazo. Está relacionado con el punto anterior. Los activos corrientes o de corto plazo son llamados así porque su vida útil y conversión a efectivo es menor a un año, a diferencia de los activos de largo plazo cuya vida útil y conversión a efectivo es mayor a un año. Esto se debe principalmente porque los activos fijos son el soporte necesario para el funcionamiento del negocio: tenemos a los bienes muebles e inmuebles. 

La regla para apalancarse con deudas es: pasivos de corto plazo financian activos de corto plazo y pasivos de largo plazo financian activos de largo plazo, con esto evitamos la descapitalización de la empresa.  Cuando consideramos a todos los pasivos como si fueran de corto plazo sin hacer distinción alguna, estamos distorsionando los ratios de liquidez y el capital de trabajo.

La ecuación contable o la cuenta T. Es un concepto básico que muchas veces olvidamos o pasamos por alto: Activos = Pasivos + Patrimonio. Ambos miembros de la ecuación hacen de espejo, es decir, el activo está compuesto por deudas y capital propio. Por lo tanto, cada vez que carguemos deudas debemos preguntarnos dónde se refleja dicho endeudamiento y/o en qué parte del activo se destinó dicha deuda. Lo mismo debemos hacer cuando registremos un activo, preguntar ¿cómo se financió? con deuda o capital propio.

No hacer una adecuada estimación de la empresa 

Está relacionado con el punto anterior y  aplica a todas las cuentas tanto del balance general como del estado de resultados. Si no se considera el principio de liquidez para valorizar los activos y pasivos van a afectar seriamente el análisis posterior que queramos hacer vía ratios financieros.

El balance general se observa por ejemplo, una unidad de transporte tiene una vida útil de 5 años y cada año se hace un ajuste por depreciación la que se contabiliza como gasto en el estado de resultados. Sin embargo, para efectos de valorización de activos para una pequeña empresa o negocio que no cuenta con estados financieros, vamos a hallar dicho valor a precios de mercado, es decir, cuánto dinero voy a recibir hoy por la venta de esta unidad de transporte según las condiciones de uso, por ejemplo, lo cual estará sujeto a lo que potenciales compradores quieran pagar por dicha unidad. De no hacer una adecuada valorización nos llevará a sobreestimar los activos y con ello distorsionar las razones financieras de la empresa que quiera solicitar un crédito, lo cual no se ajusta a la realidad.

Asimismo, en un estado de resultados asumir por comodidad o practicidad que un negocio compra o vende todo al contado es una mala práctica ya que estamos obviando analizar el riesgo crediticio de la cartera de créditos, por otro lado esta empresa  puede tener un descalce entre cuentas por cobrar y por pagar que tampoco estamos considerando, lo cual puede distorsionar el flujo de caja y con ello desempeño y estabilidad de la empresa.

No conocer el modelo de negocio

Muchas veces damos las cosas por sentado y pensamos que solo mirando los números estaremos en capacidad de dar una respuesta y olvidamos que  debemos  conocer el modelo de negocio y los antecedentes para interpretar Ratios que están fuera de los límites previamente fijados en la teoría financiera.

Esto se soluciona sólo preguntando al titular y/o propietario él es el único que conoce mejor de su negocio: qué hace la empresa, produce bienes o servicios, cuál es su nicho de mercado, quienes son sus proveedores,  cómo está compuesta su demanda, composición de ingresos, nivel facturación, etc. La persona que está a cargo de la evaluación o el análisis es quien va a  validar esta información y hacer los cruces de información necesarios. 

A veces por cuestión de tiempo o porque hemos visto un sin número de empresas con el mismo giro se suele asumir que todas las empresas se manejan igual y olvidamos que detrás de una empresa hay una persona o una familia, por lo tanto, las decisiones de gestión o administración son diferentes. Por ejemplo, en un barrio pueden existir 5 restaurantes, todos del mismo tamaño, calidad de servicio y precios  similares; sin embargo, uno puede tener ventas y compras al contado y los otros 4 manejan contado y crédito en diferentes proporciones tanto con sus clientes como con sus proveedores. Otra diferencia puede darse en el manejo de sus utilidades 2 de ellos reinvierten sus utilidades en su empresa y los otros 3 no y hasta utilizan la caja del negocio en sus gastos personales sin control alguno. 

Confundir información entre Flujo de Caja y Estado de Resultados

Para hacer el análisis de Ratios Financieros sólo requerimos de 2 estados financieros: el balance general y el estado de resultados. Se suele confundir el estado de resultados con el flujo de caja porque la estructura es muy parecida, lo cierto es que la base para elaborar el flujo de caja es el estado de resultados. 

El estado de resultados refleja los ingresos, gastos y los resultados de una empresa en un período de tiempo, es decir vamos a tener ingresos y gastos tanto contado como crédito. Este estado financiero no hace distinción entre ambas modalidades de venta, por otro lado, estará la depreciación del período y gastos pagados por adelantado como alquileres, seguros, regalías, etc. cuya salida de efectivo ya se produjo en un determinado momento, pero se registrará mes a mes en el estado de resultados. 

El flujo de caja nos permite visualizar los ingresos y salidas de efectivo (dinero), para ello se requiere hacer algunos ajustes como: eliminar la depreciación, cambiar gastos financieros por el valor de toda la cuota del crédito: capital + intereses, entre otros.  

Por esta razón, cuando analizamos el estado de resultados de una micro y pequeña empresa tratamos de hacerlos en función a los flujos de caja de la empresa y esto se debe principalmente porque será con efectivo que se pagará planilla, proveedores, impuestos, deudas, etc. 

No tener en cuenta la información histórica de  los indicadores financieros

La información de ratios de un periodo no nos va a aportar mucha información, para ello debemos apoyarnos en la información histórica para analizar las fluctuaciones y las tendencias sólo así sabremos cómo se llegó a la situación actual, por esta razón requerimos data de dos a más períodos para hacer las comparaciones. 

Para el análisis adecuado de ratios debes seleccionar el grupo de Ratios en función al objetivo del análisis y según el tipo de negocio: comercio, industria o servicios. Por ejemplo, si quiero saber sólo a través de indicadores financieros si una empresa es sujeto de crédito revisaremos las razones de liquidez y endeudamiento. 

No olvides registrar variables como el PBI (GDP) a nivel país como del sector al cual pertenece para cada periodo de análisis, para que te ubiques en la línea de tiempo y encuentres la explicación correcta de los resultados. 

Cómo podrás ver, para el análisis de razones financieras debemos ir más allá de la fórmula y los parámetros establecidos. Es cierto que la teoría establece parámetros y valores mínimos o máximos aceptables, sin embargo, se requiere conocimiento de toda la estructura del negocio para poder entender los resultados y complementarlo con todas las herramientas que nos proporciona el análisis financiero.