El análisis de datos se viene posicionando con más fuerza en todas las áreas de negocio, lo principal es contar con una base de datos actualizada para poder analizar los resultados del equipo de trabajo y hacer seguimiento de indicadores utilizando Excel. Esto nos va a permitir: elaborar propuestas de mejora en procesos o políticas de créditos en base a información estadística y brindar feedback al equipo de trabajo en función a sus resultados.
Para que el proceso de análisis de información sea eficiente debes de organizar la información de tal forma que ésta sea de fácil lectura, por otro lado, es recomendable acceder a la mayor cantidad de información de las bases de datos con las que trabajamos para poder ubicar el problema rápidamente y dar las soluciones necesarias. A continuación, detallo algunas herramientas que nos ayudarán a gestionar equipos, todas basadas en información estadística lo cual te ayudará en la toma de decisiones.
First Payment Deafault (FPD)
El FPD viene a ser el Incumplimiento de pago de la primera cuota de un crédito, es decir el pago programado no se ha realizado dentro de un periodo determinado, en las áreas de riesgo este estudio se hace a través de modelos estadísticos los cuales predicen la probabilidad de incumplimiento de pago de la primera cuota del crédito, esto con el fin de estimar las posibles pérdidas esperadas de una solicitud de crédito. Cuando un cliente incumple en pagar su crédito, el intermediario financiero va a provisionar un porcentaje de dicho saldo los cuales se contabilizarán como gastos en el estado de resultados originando pérdidas a la organización.
Para efectos de supervisión y/o gestión de equipos de trabajo, contar con la data de clientes que no pagaron la primera cuota del préstamo otorgado va a aportar información importante, es una alerta que no debemos pasar por alto ya que implica que no hubo un adecuado análisis de la solicitud de crédito es por esta razón que recomiendo solicitar información del área de cobranzas para complementar el análisis, muchas veces en las gestiones de cobranzas sale a relucir información que en su momento no tomamos en cuenta o no le dimos la importancia necesaria. El objetivo de realizar un análisis en función a la primera cuota impaga de un préstamo nos va a permitir:
- Cuantificar la información y determinar si el no pago de la primera cuota se debe a factores exógenos o faltó hacer un mejor análisis del crédito.
- Identificar qué aspectos no se tomaron en cuenta durante la evaluación del crédito ya sea dentro del análisis cuantitativo (capacidad de pago) o cualitativo (voluntad de pago) de la solicitud de crédito.
- Retroalimentar al equipo de trabajo con las conclusiones de este análisis.
Técnicas de muestreo
En la práctica no se va a ser posible revisar o inspeccionar el 100% de las operaciones ya sea porque debe hacerse de forma manual o porque requiera hacer inspección de campo, en ambas situaciones nos va a llevar a destinar tiempo y presupuesto. Para hacer seguimiento a una gestión de créditos, administración de cartera u otro proceso que requiera supervisión lo más factible es hallar una muestra representativa significa que los elementos que van a conformar dicha muestra deberán tener las mismas características de la población, para conseguirlo nos apoyaremos en técnicas del muestreo que nos provee el campo de la estadística.
Una de las principales características que debe tener los elementos que conforman la muestra es su aleatoriedad, es decir todos los elementos que conforman la población van a tener la misma probabilidad de ser elegidos. Cuando las unidades de la población se encuentran identificadas en un marco muestral de lista, el muestreo probabilístico es el más adecuado para para seleccionar la muestra, porque nos permite evaluar la bondad de la muestra en términos de su representatividad de la población.
Tipos de muestreo probabilístico
Muestreo Aleatorio Simple. Cada elemento de la población tiene misma probabilidad de ser seleccionada no olvidar que para este tipo de muestras la población debe ser homogénea, es decir, todos los elementos deben parecerse entre sí. Para la selección solo debes utilizar la función aleatoria del Excel o del programa que estés utilizando en tu computadora.
Muestreo Aleatorio Estratificado. Se usa cuando sabemos que la población está dividida en estratos (variable, subpoblaciones, etc.) de tal forma que cada elemento de la población pertenezca a un solo estrato. La persona a cargo del diseño de la muestra será quien defina los grupos o estratos. El muestreo aleatorio se realiza en cada estrato de la población.
Muestreo por conglomerados. Se divide en grupos separados, cada elemento de la población pertenece a un solo conglomerado, es la persona que diseña la muestra quien selecciona aleatoriamente los conglomerados que formarán parte de la muestra. Esta aplicación se ve en el muestreo de áreas en que los conglomerados son las manzanas de la ciudad u otras áreas bien definidas.
Muestreo sistemático. Se aplica en poblaciones que tienen un orden de lista en el que los elementos más parecidos suelen estar cercanos, este tipo de muestreo es aplicable en encuestas de pequeña escala y en selección de campo.
Objetivo de la muestra
Lo primero es definir el objetivo de la muestra, es decir, qué es lo que se quiere revisar, por ejemplo: hacer seguimiento e inspección de operaciones que se encuentran en mora, entonces hallaremos la muestra de las operaciones que se encuentran en mora según tramos, evaluar el desempeño de algún producto en específico (corto plazo, largo plazo) entonces hallaremos una muestra por producto y sub tipos si lo hubieran, evaluar las operaciones que se fueron otorgados con excepciones entonces en nuestro análisis sólo tomaremos en consideración las operaciones que fueron desembolsadas con excepciones específicas para par poder evaluar su desempeño.
Del método del muestreo
Lo ideal sería utilizar un muestro aleatorio simple, pero en la práctica eso no es posible ya que la población de clientes o negocios no es homogénea por el contrario es bastante heterogénea, por esta razón se recomienda hallar una muestra en dos etapas: un muestreo estratificado para dividir la data en grupos o sub poblaciones como: departamento, edad, sector económico (industria, comercio, servicio), tipo de cliente (personas naturales con negocio, personas jurídicas), por tipo de crédito (corto plazo, largo plazo), por monto de crédito desembolsado (agrupar por rangos), etc. Después de establecer los grupos recién podremos hacer muestreo aleatorio dentro de los subgrupos o subpoblación hallada, a este procedimiento se le conoce como muestreo aleatorio estratificado.
Tamaño de la muestra.
Teóricamente estará en función al error relativo de muestreo dispuesto a tolerar que mientras más pequeño sea el error relativo (implica mayor muestra) entonces mejor será la estimación; sin embargo, en la práctica se agregarán las variables: presupuesto y tiempo de ejecución, es decir tendremos 3 variables a considerar. Por ejemplo, si la teoría nos dice que la muestra debe ser de 30 visitas, sin embargo, el presupuesto para hacer ese trabajo sólo permite hacer 15 visitas entonces en función a ello debemos reducir el tamaño de la muestra y a lo mejor debamos incrementar el error relativo de la muestra de muy bueno a aceptable y/o priorizar la muestra con operaciones puntuales según sea el objetivo.
TABLAS DINÁMICAS
Las tablas dinámicas es una herramienta que nos provee Excel para análisis de datos la cual se encargan de resumir y ordenar información para que puedas analizar los resultados de tu gestión. A continuación, te explico algunas de sus utilidades:
- Analizar una gran cantidad de columnas, resumir y ordenar la información. Nos ayuda a visualizar únicamente la información relevante por estas razones el análisis se torna más sencillo a fin tomar decisiones objetivas.
- Crear alertas para que puedas hacer seguimiento en tu gestión, por ejemplo, compromisos pendientes, constitución de garantías, agendar visitas a clientes, etc.
- Segmentar datos en función a los objetivos de tu análisis. Esto es útil cuando queremos centrar el análisis por: regiones, sector económico, edad, etc.
- Elaborar dashboards de alto impacto, el cual te permitirá hacer presentaciones tanto para tu equipo de trabajo, tus pares, así como la gerencia.
- Interconectar varias tablas a través de las variables que tengan en común para hacer un análisis. No todas las unidades con las que trabajamos manejan las mismas variables de los clientes en sus bases de datos, por ejemplo, la información de los clientes que manejan los departamentos de créditos, cobranzas y ventas no va a ser la misma dado que el trabajo de cada uno de ellos es diferente en estos casos podremos interconectar las 3 bases de datos con el ID del cliente para hacer nuestros análisis.
- Tener en cuenta que Excel sólo te permite manejar filas de hasta 1’048,574, llegando a ese límite el procesador se vuelve lento, de darse el caso recomiendo trabajar con Power Pivot.
MACROS
El objetivo principal de elaborar una macro es automatizar tareas repetitivas y/o complejas ya que ejecuta acciones previamente configuradas por el usuario y guardadas en Excel. Existen reportes que se pueden automatizar y que requieren de información diaria al indicio o al final del día como reportes de facturación, stock de existencias, créditos, cuentas por cobrar, vencimientos, elaborar información estadística para informes, etc.
El uso de las macros tiene las siguientes ventajas: ahorrar tiempo porque todas las tareas se ejecutarán desde un solo botón y a reducir errores porque todas las acciones a realizar se grabarán en la macro.